Registro de Fletes – Adecuado Registro Contable - 186177 Visitas

Hace unos días, hacía la siguiente publicación en redes sociales:
En marzo se hizo el pago de un servicio de flete que se recibió para trasladar la mercancía comprada que será posteriormente comercializada por $100 más IVA.
En abril se recibe el CFDI correspondiente.
¿Cuáles son los registros contables en marzo y abril?

Algunas respuestas que recibí fueron las siguientes, y que me gustaría comentar, no por “ventanear” las propuestas, sino para analizarlas y encontrar el motivo del porqué la Contabilidad a veces la afectamos pensando en todo, menos en reflejar la sustancia económica de la transacción:

PROPUESTA 1

MARZO
Registro A:
CARGO: Gastos (fletes y acarreos)
IVA pendiente de acreditar
ABONO: Proveedores
Retención IVA 4%

Registro B:
CARGO: Proveedores
IVA acreditable
ABONO: IVA pendiente de acreditar
Bancos

ABRIL
Registro A
CARGO: Proveedores
Retención IVA 4%
ABONO: Gastos (fletes y acarreos)
IVA pendiente de acreditar

Registro B
CARGO: Gastos (fletes y acarreos)
IVA pendiente de acreditar
ABONO: Proveedores
Retención IVA 4%

Comentario:
Observo dos paradigmas tan arraigados para hacer la Contabilidad, que a veces es complicado eliminarlos.

Paradigma I
Se ha vuelto tan común que parece lo “correcto” el tener que registrar todo contra cuentas por pagar, aunque la transacción sea de contado como la del ejercicio propuesto, con el nombre de “provisión”, y después hacer un registro adicional para aplicar el pago, cancelando el pasivo.

Algunos dicen que debe ser así para generar información para la DIOT, otros porque así lo pide el SAT, unos más porque así lo establece el sistema, pero en ningún caso hay un fundamento contable para hacer este doble registro.

Paradigma II:
Se deben registrar los CFDI a como de lugar. Si bien los registros propuestos en abril, mes en que se obtiene el CFDI, dan como efecto cero, se observa una necesidad imperiosa el registrar un CFDI al momento de tenerlo, motivado tal vez por lo que quiere el SAT de la contabilidad.

PROPUESTA 2

CARGO: Mercancías en tránsito $100
IVA acreditable $16
ABONO: Bancos $116

Comentario:
En esta propuesta observo dos cosas.

La primera es que faltó el registro de la retención del 4% del IVA, y que no todo el IVA es acreditable.

La segunda fue que como el post comentaba sobre un flete de compra, se consideró que formaba parte de la mercancía en tránsito, sin embargo, en el ejercicio propuesto se mencionó que era un servicio recibido, lo que implica que la mercancía también se había recibido, por lo cual no habría necesidad de registrar mercancías en tránsito.

PROPUESTA 3:

MARZO
CARGO: Gastos sobre compra $100
CARGO: IVA acreditable $16
ABONO: Bancos $116

ABRIL-
Sin registros

Comentario:
En este tema, coincido con la persona que compartió su amable respuesta, dado que es un gasto relacionado con la compara de inventarios (mercancía), sin embargo, la Contabilidad ha evolucionado y no hay una cuenta específica en la balanza de comprobación para los gastos de compra. Esto nos ha quedado de herencia del sistema de inventarios analítico o pormenorizado que data del siglo pasado, sin embargo, deja de ser funcional dado que lo que necesitamos saber en todo momento es el valor total del inventario, y por cada unidad que lo integra. El llevar una cuenta por separado, complica la identificación del gasto con el producto al que le corresponde.

Adicionalmente, también le faltó considerar el pasivo por la retención del 4% de IVA y su efecto en el acreditamiento del IVA pagado al proveedor del servicio.

PROPUESTA 4:

Los gastos de traslado de la mercancía se deben reconocer en la cuenta de costos en resultados para el periodo de Marzo.

Comentario:
Considerando que el importe a registrar en el costo de ventas en resultados es el valor en libros de los productos enajenados, y que en la transacción mencionada sólo se habla de la compra de ellos, no es adecuado registrarlo como parte del costo de ventas del periodo.

PROPUESTA 5:

MARZO-
CARGO: Almacén $100
IVA acreditable $16
ABONO: Bancos $116

ABRIL-
No hay registro

Comentario:
Coincido en parte con este planteamiento, pero le hizo falta la retención del 4% del IVA por los fletes, y el efecto en el acreditamiento del IVA pagado al proveedor de servicio.

PROPUESTA 6:
MARZO-
CARGO: Anticipo a proveedores
ABONO: Bancos

ABRIL-
CARGO: Almacén
IVA acreditable
ABONO: Anticipo a proveedores.

Comentario:
Debemos considerar que la contabilidad registra transacciones, no comprobantes fiscales.

No es un anticipo a proveedores toda vez que ya se recibió el servicio. Un anticipo a proveedores es un pago realizado para recibir a futuro un bien, un servicio o un beneficio.

El que no se tenga un CFDI y ya se haya cubierto la contraprestación no implica que se deba registrar un anticipo.

CONCLUSIONES:
Es importante que, para el adecuado registro de las transacciones, observemos los siguientes puntos básicos:

1) Las transacciones que se realizan en efectivo, deben registrarse como tal. No es necesario crear un pasivo. Si lo van a hacer para efectos de la DIOT o del IVA, manéjenlo así, pero no como parte del deber ser de la contabilidad, sino por restricciones del sistema contable.

2) La contabilidad debe registrar transacciones al momento de su devengación, con independencia del momento en que se obtienen los CFDI correspondientes.
Lo anterior conlleva que puede pasar, como el caso expuesto, que el servicio de flete se devengue (ya se recibió el servicio) y que en un periodo contable distinto se obtenga el CFDI.
Existe una idea arraigada de que se deben registrar CFDI con la fecha que consigna el comprobante fiscal, lo cual bajo la normatividad contable no es lo adecuado, porque se distorsiona la información financiera de cada periodo contable.

Adicionalmente, el Art. 33 del RCFF en su apartado B. fracción I establece lo siguiente:
“Los registros o asientos contables deberán:

I. Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad”.

Como podemos observar, esta disposición no establece que se deba registrar en el mes en que se obtenga el comprobante fiscal, o en el mes en que se consigna en el comprobante fiscal.

3) Si el comprobante fiscal se emite con fecha distinta a la fecha de la devengación de la transacción, solamente se debe asociar el folio fiscal a la póliza en el periodo contable en que se devengó la transacción, como lo establece el Art. 33 del RCFF en su apartado B fracción II: “Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate”

4) El IVA que se paga al proveedor será acreditable únicamente en una parte, el equivalente a la retención del 4% se acreditará hasta que sea enterado al SAT, en cumplimiento de lo establecido en el Art. 5 fracción III de la LIVA: “Que tratándose del impuesto al valor agregado trasladado que se hubiese retenido conforme al artículo 1o.-A de esta Ley, dicha retención se entere en los términos y plazos establecidos en la misma. El impuesto retenido y enterado, podrá ser acreditado en la declaración de pago mensual siguiente a la declaración en la que se haya efectuado el entero de la retención”.

5) Para la valuación de inventarios, se requiere que todos los costos incurridos para su adquisición sean considerados para darle valor al inventario, lo que implica que los fletes derivados de la compra, forman parte del costo de adquisición de las mercancías y por ende, registrados en el rubro de inventarios, sin necesidad de abrir una cuenta contable de gastos de compra, dado que lo que se requiere es el valor unitario de las piezas que conforman el inventario.

La NIF C-4 establece en su párrafo 44.2.1 lo siguiente: “El costo de compra de los artículos en inventarios debe incluir el precio de compra erogado en la adquisición, los derechos de importación y otros impuestos (diferentes a aquéllos que posteriormente la entidad recupera de las autoridades impositivas), los costos de transporte, almacenaje, manejo, seguros y todos los otros costos y gastos directamente atribuibles a la adquisición de artículos terminados, materiales y servicios. Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas similares deben restarse al determinar el costo de compra”.

En el tema de costeo, si se requiere saber cuánto ha incrementado el valor de la mercancía por conceptos de los conocidos como gastos de compra, pero no es necesario para su registro contable.

Este concepto de gastos de compra también es requerido para la elaboración del estado de costo de producción y ventas, que, por cierto, no es la forma en cómo se determina el costo de ventas, sino más bien, qué es lo que integra ese costo de ventas de manera general.

El costo de ventas es el valor en libros de los inventarios al momento de su enajenación, como lo establece la NIF C-4 en su párrafo 46.5.1: “Cuando se venden los inventarios, su valor contable (valor en libros) debe reconocerse como costo de ventas en el periodo en el que se reconocen los ingresos relativos…”

6) Derivado de lo mencionado en el punto 5 anterior, no es correcto registrar los fletes por adquisición de mercancías como gasto o directamente a una cuenta de fletes como parte del costo de ventas. Incluso, tampoco procedería su deducción fiscal como gasto, ya que la LISR en su Art. 39 inciso b) lo considera como parte del costo de lo vendido: “…Los contribuyentes que realicen actividades comerciales que consistan en la adquisición y enajenación de mercancías, considerarán únicamente dentro del costo lo siguiente…b) Los gastos incurridos para adquirir y dejar las mercancías en condiciones de ser enajenadas…”

REGISTRO CONTABLE PROPUESTO:
MARZO –
CARGO: Inventarios $100
IVA acreditable $12
IVA pendiente de acreditar $4
ABONO: Bancos $112
IVA retenido al 4% $4

Es importante que cada transacción se analice y registre a la luz de la sustancia económica, con el propósito de generar información útil para tome de decisiones, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes (Art. 27 fracción IV de la LISR), y para documentar la materialidad y razón de negocio de las transacciones, apoyándonos en las NIF no como un fundamento jurídico, sino como una normatividad que nos permite entender el cómo hacen las operaciones las entidades y el porqué de su necesidad para los fines del negocio.

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