Vacaciones ¿Se Provisionan? - 13383 Visitas

Un amable lector me preguntaba si las vacaciones se provisionaban, entendiendo que se refería a que si se registraban conforme se iban devengando y no hasta que se pagaran.

En primera instancia, debemos repasar qué son las vacaciones conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), considerando que es una prestación para los trabajadores establecida por ley.

“Artículo 76.- Los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a doce, por cada año subsecuente de servicios.

Después del cuarto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.”

Es probable que, como resultado de la lectura literal de este numeral, pudiéramos llegar a la conclusión que las vacaciones son un concepto que se paga de manera adicional al sueldo normal, por lo cual se busca registrar antes de “pagarlas”, sin embargo, dando lectura al Art. 79 de la LFT encontramos lo siguiente:

“Las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración…”

Considerando lo anteriormente referido, no se debe considerar a las vacaciones como un pago adicional, más bien de disfrutar de ese periodo para descansar, como lo establece el Art. 81 de la LFT:

“Las vacaciones deberán concederse a los trabajadores dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios. Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo.”

Podemos concluir que el concepto de vacaciones laborales hace referencia a un periodo de días determinados al año en el que el trabajador interrumpe sus actividades laborales para descansar, pero mantiene el sueldo, es decir, que el periodo de vacaciones laborales se paga.

Ahora bien, la pregunta sería ¿se deben registrar las vacaciones y el pasivo correspondiente conforme se vaya ganando el derecho, o hasta que se disfruten?

Posiblemente podríamos concluir que al haberse ganado el derecho el trabajador de dichas vacaciones, debiéramos registrar el pasivo correspondiente, ya que conforme a la NIF A-5, un pasivo es una obligación presente, de una disminución de beneficios económicos (en este caso, el pago) proveniente de hechos ocurridos en el pasado (haber trabajado el periodo establecido en ley para poder tener derecho a dichas vacaciones), sin embargo, me surge la duda de en dónde registrar el cargo, porque las vacaciones son el periodo de descanso del trabajador con derecho a recibir el pago, y si no ha descansado el trabajador ¿podemos registrarlo en contabilidad cuando nace su derecho conforme a la LFT, es decir, ya se devengó?

Recordemos que las transacciones se deben registrar en Contabilidad al momento de su devengo, es decir, cuando ocurren, de conformidad con el postulado básico de devengación contable establecido en la NIF A-2.

Veamos, si las vacaciones son el periodo en que debe descansar el trabajador, pero que aún no las ha disfrutado ¿se deben registrar esas vacaciones? ¿No debemos considerar que las vacaciones ocurren / se devengan cuando el trabajador se ausenta?

Veamos que dice por su parte la norma contable relativa que es la NIF D-3 Beneficios a los empleados, en su párrafo 42.1.1:

“Los beneficios directos a corto plazo, los cuales una entidad espera pagar a más tardar en los doce meses siguientes al cierre del ejercicio anual en el que los empleados han prestado los servicios que les otorgan los derechos correspondientes, incluyen, entre otras, las remuneraciones siguientes:

…b) ausencias compensadas a corto plazo (tales como, vacaciones, prima vacacional o ausencias por enfermedad, inclusive por matrimonio, permisos para apoyo a familiares por nacimientos, enfermedades o fallecimientos, etc.);…”

Adicionalmente, revisemos lo que menciona el párrafo 42.3.1 de la NIF D-3:

“La entidad puede remunerar a los empleados dándoles el derecho a compensarlos al ausentarse del trabajo por razones muy variadas, entre las que se incluye: el disfrute de vacaciones, enfermedad o incapacidad provisional, matrimonio, maternidad o paternidad, servicios comunitarios (tales como: comisiones sindicales, servicios de protección al medio ambiente u otros).

Como consecuencia, la entidad debe reconocer el costo esperado de los beneficios directos a corto plazo derivado de ausencias compensadas”

Tomando en consideración lo anteriormente expresado, podemos concluir que las vacaciones son un derecho de descansar un periodo establecido en la LFT, y que no constituye un pago adicional que deba ser registrado, más bien, es el derecho de ausentarse del trabajo y seguir percibiendo su remuneración, por lo cual su devengo se da al momento en que el trabajador se ausenta para el disfrute de su periodo vacacional, en las fechas acordadas con el patrón.

De tal suerte, cuando se pague la nómina en que coincida con el periodo vacacional del trabajador, en ese momento se registrarán las vacaciones, que serán los días en que se ausente, y los demás días que se paguen serán los correspondientes a su sueldo ordinario, es decir, no se necesita hacer un registro adicional por las vacaciones, de lo contrario, estaríamos duplicando su efecto en resultados.

Ahora bien, ¿qué pasa si el trabajador deja de laborar antes de disfrutar sus vacaciones?

Este caso especial requiere de un registro especial, dado que ya no estaríamos ante una prestación derivada de la relación laboral continua, sino más bien de una prestación pagadera derivada de la terminación de la misma.

Revisemos lo que menciona el segundo párrafo del Art. 79 de la LFT:

“…Si la relación de trabajo termina antes de que se cumpla el año de servicios, el trabajador tendrá derecho a una remuneración proporcionada al tiempo de servicios prestados.”

En este caso específico, como el trabajador ya no tuvo oportunidad de disfrutar del periodo de descanso, se le reconoce su derecho a ser remunerado, por lo cual, se debe registrar el pago de vacaciones como parte de los demás pagos derivados de la terminación de la relación laboral que le corresponda dependiendo de si se trata de un retiro voluntario o no.

En este caso especial, el registro de las vacaciones devengadas pendientes de pago se hará en el momento en que se dé por terminada la relación laboral, debiendo registrar el pasivo correspondiente, el cuál se extinguirá al momento de hacerle el pago efectivo al trabajador.

Para un análisis adecuado del costo de personal, recomiendo el registro de estas vacaciones en una cuenta diferente a la de vacaciones, tal vez como parte de un rubro que contenga los pagos por terminación laboral, para poder distinguir aquellos costos y gastos que serán recurrentes de los que no.

Ver Trayectoria Profesional